Alla domanda su quanto tempo vadano conservate le email aziendali si sentono due risposte opposte: «dieci anni» e «al massimo tre settimane». Sono giuste entrambe, perché parlano di due cose diverse. Confonderle è l'errore più comune.
Dieci anni: la corrispondenza commerciale
L'articolo 2220 del Codice civile impone di conservare per dieci anni le lettere ricevute e le copie di quelle spedite. Oggi quelle lettere sono in gran parte email: ordini, conferme, contestazioni, accordi su prezzi e consegne.
Non tutto ciò che passa dalla casella rientra in questo obbligo. Una newsletter o un messaggio organizzativo interno non sono corrispondenza d'affari. Un'email con cui un cliente accetta un'offerta lo è.
Pochi giorni: i metadati dei dipendenti
Il secondo tema riguarda i metadati: mittente, destinatari, orari, dimensioni dei messaggi. Il Garante per la protezione dei dati personali, con un documento di indirizzo del 2024, ha indicato che i metadati necessari al funzionamento del servizio di posta vadano conservati di norma per pochi giorni, indicativamente non oltre ventuno.
La ragione è che conservati per mesi permettono di ricostruire con chi e quando lavora una persona. Per tempi più lunghi servono giustificazioni tecniche documentate e il rispetto delle regole sui controlli a distanza dei lavoratori.
Le due regole quindi non si contraddicono. Il contenuto della corrispondenza d'affari va conservato a lungo. Il registro di chi ha scritto a chi va conservato poco.
La casella non è un archivio
Il punto debole di quasi tutte le aziende è pratico, non giuridico. Le email restano nelle caselle personali. Quando una persona lascia l'azienda la sua casella viene spesso svuotata o cancellata dopo qualche mese. Con lei sparisce la corrispondenza di anni con clienti e fornitori.
Un'archiviazione centralizzata della posta separa la conservazione dalla casella del singolo: i messaggi vengono archiviati in automatico, restano ricercabili e non dipendono da chi li ha ricevuti.
Il caso della PEC
La posta elettronica certificata ha un valore probatorio che l'email ordinaria non ha: ricevute di accettazione e di consegna dimostrano invio e ricezione. Quelle ricevute vanno conservate insieme ai messaggi, altrimenti il valore si perde. Una gestione della PEC con tracciabilità evita che la casella certificata condivisa diventi il punto più fragile dell'archivio.
Tre cose da verificare questa settimana
Per approfondire
Nel nostro ebook gratuito sulle regole consigliate per la posta elettronica aziendale trovate un quadro più ampio di come impostare la gestione della posta. Questo articolo offre un orientamento generale: per i casi specifici il riferimento, resta il vostro consulente legale o il DPO.
Dieci anni: la corrispondenza commerciale
L'articolo 2220 del Codice civile impone di conservare per dieci anni le lettere ricevute e le copie di quelle spedite. Oggi quelle lettere sono in gran parte email: ordini, conferme, contestazioni, accordi su prezzi e consegne.
Non tutto ciò che passa dalla casella rientra in questo obbligo. Una newsletter o un messaggio organizzativo interno non sono corrispondenza d'affari. Un'email con cui un cliente accetta un'offerta lo è.
Pochi giorni: i metadati dei dipendenti
Il secondo tema riguarda i metadati: mittente, destinatari, orari, dimensioni dei messaggi. Il Garante per la protezione dei dati personali, con un documento di indirizzo del 2024, ha indicato che i metadati necessari al funzionamento del servizio di posta vadano conservati di norma per pochi giorni, indicativamente non oltre ventuno.
La ragione è che conservati per mesi permettono di ricostruire con chi e quando lavora una persona. Per tempi più lunghi servono giustificazioni tecniche documentate e il rispetto delle regole sui controlli a distanza dei lavoratori.
Le due regole quindi non si contraddicono. Il contenuto della corrispondenza d'affari va conservato a lungo. Il registro di chi ha scritto a chi va conservato poco.
La casella non è un archivio
Il punto debole di quasi tutte le aziende è pratico, non giuridico. Le email restano nelle caselle personali. Quando una persona lascia l'azienda la sua casella viene spesso svuotata o cancellata dopo qualche mese. Con lei sparisce la corrispondenza di anni con clienti e fornitori.
Un'archiviazione centralizzata della posta separa la conservazione dalla casella del singolo: i messaggi vengono archiviati in automatico, restano ricercabili e non dipendono da chi li ha ricevuti.
Il caso della PEC
La posta elettronica certificata ha un valore probatorio che l'email ordinaria non ha: ricevute di accettazione e di consegna dimostrano invio e ricezione. Quelle ricevute vanno conservate insieme ai messaggi, altrimenti il valore si perde. Una gestione della PEC con tracciabilità evita che la casella certificata condivisa diventi il punto più fragile dell'archivio.
Tre cose da verificare questa settimana
- Cosa succede oggi alla casella di chi lascia l'azienda e dopo quanto tempo.
- Per quanto tempo il vostro sistema di posta conserva i log con i metadati.
- Se le ricevute della PEC sono archiviate insieme ai messaggi.
Per approfondire
Nel nostro ebook gratuito sulle regole consigliate per la posta elettronica aziendale trovate un quadro più ampio di come impostare la gestione della posta. Questo articolo offre un orientamento generale: per i casi specifici il riferimento, resta il vostro consulente legale o il DPO.
