Automatizzare la firma email centralizzata.

I messaggi di posta elettronica sono una parte fondamentale delle comunicazioni aziendali. Devono contenere informazioni precise sulla società e sul mittente, conformi alle disposizioni legislative e alle policy aziendali (Codice Civile Art. 2250, GDPR, policy interne, settori regolamentati, ecc.).

L'azienda vuole garantire ai destinatari dati certi e veritieri (compliance) riguardo i propri mittenti, investendo nella cura della brand identity per assicurare un'immagine aziendale omogenea in tutte le comunicazioni.

Il reparto HR sa bene che non può affidare la gestione della firma email ai singoli utenti, in quanto non potrebbe garantire uniformità e precisione, nonchè la correttezza e conformità dei dati pubblicati.

Il team ICT è consapevole dei costi operativi e del rischio di errore associati alla gestione manuale delle firme email in particolare sui device usati in smartworking o remote working.

Il marketing riconosce la firma email come un'opportunità di comunicazione a costo zero. Tuttavia, per valorizzarla al meglio, è essenziale che il sistema possa attuare i cambiamenti in modo simultaneo e rapido, mantenendo coerenza con la brand identity e la corporate image, da ultimo, ma non certo per valore, incrementa la bard awareness.
Inoltre i messaggi devono essere gestiti da un calendario operativo che prescinda dall'intervento manuale.

La consistenza della firma email è, quindi, cruciale davvero per tutti. È necessario un sistema che prescinda dall'eterogeneità dei dispositivi utilizzati dagli utenti per inviare email. Gli utenti, infatti, raramente hanno le competenze o il tempo per gestire la propria firma email su tutti i dispositivi. Inoltre, potrebbero commettere errori o prendere iniziative non coordinate con il resto dell'azienda. Un sistema centralizzato e automatizzato per la gestione delle firme email risolve questi problemi, garantendo coerenza, conformità e facilità di aggiornamento, rafforzando al contempo la brand identity aziendale.

PIù in dettaglio.

Crossware Mail Signature (CMS) opera sui server, si tratta infatti di una applicazione che agisce, centralmente, sul messaggio di posta elettronica, completandolo, durante l'invio da parte del server. Questo vale sia in cloud che on premise, in tal modo prescinde dal device con cui si compone il messaggio e non permette alcuna variazione all'utente.

La signature realizzata da Crossware CMS può includere testi logo ed immagini ed è composta sulla base di regole specifiche, di calendari o di variabili di controllo inserite nel messaggio.
La signature viene, infatti, costruita dinamicamente inserendo i dati personali aggiornati del mittente, con le diciture aziendali appropriate ed aggiungendo i disclaimer, i banner pubblicitari ed i messaggi testuali richiesti dalle regole attive al momento per l'utente specifico o per il gruppo di appartenenza.

La firma così ottenuta viene aggiunta a tutti i messaggi al momento dell'invio, indipendentemente dal client e-mail con il quale sono stati composti e dal device utilizzato per comporli.
Con CMS di Crossware aiuta a differenziare automaticamente la firma invita ai colleghi, interni al dominio, da quella inviata ai destinatari esterni.
Utilizzando CMS di Crossware non serve più intervenire sui singoli device (Mac, Pc web mail o mobile) utilizzati per gestire la posta elettronica.
La signature personale, con Crossware, lavora in modo centralizzato, flessibile, automatico e consente l'aggiornamento immediato o programmabile tramite calendario.

In questo modo il marketing guadagna un nuovo canale di comunicazione estremamente efficace e caratterizzato da costi limitati, l'HR garantisce maggiore compliance e l'ICT risparmia costi soprattutto su attività time consuming e di spazio disco.
Gli amministratori del sistema possono infatti mantenere agevolmente la signature per tutti gli utenti, aderenti alle normative vigenti, sia aziendali che esterne azzerando i tempi morti del vecchio modo di distribuire manualmente la signature ai client.
La gestione della signature centralizzata e gestita con regole basate sui dati, è dunque al tempo stesso un miglioramento della gestione della firma ed un prodotto che riduce i costi di gestione ICT.

Crossware è disponibile per i sistemi di posta elettronica più diffusi (HCL e Microsoft sia on premise che in cloud) e si avvale della directory aziendale (Domino Directory o Active Directory Microsoft) per acquisire i dati necessari, sempre aggiornati e veritieri, da inserire in signature come la carica aziendale e gli altri dati tipici di una Vcard.
Ha poi un proprio "mondo dati" e le relative applicazioni di governo per le regole di attivazione e per la costruzione dei gruppi di user.
Nessuna installazione specifica viene richiesta sul device usato dall'utente, che può così impiegare addirittura una Web Mail o qualsiasi tipo di applicazione disponibile per produrre il messaggio. Quindi, lo ripetiamo, non vi è differenza se il messaggio è composto con Ms Outlook OWA, HCL Notes, HCL INotes, HCL Verse, Ms 365, Google Workspace oppure con qualsiasi applicazione di gestione della mail basata su Android od IOS, perché la firma viene inserita dal sistema che invia il messaggio e non dal prodotto che si usa per comporlo.
Crossware, azienda operante su scala mondiale, è presente a Milano, Italia, tramite Digiway che da anni opera come Gold Partner di Crossware.
Crossware, a settembre 2021, è stata acquisita da Ekomi che ne ha riconosciuto il primato tra le soluzioni per la gestione della signature.

GDPR.

"Ho scelto Crossware per la semplicità delle regole di implementazione, la standardizzazione di molti modelli e le caratteristiche della soluzione centralizzata"

"Crossware ci ha aiutato a standardizzare il tipo di 'biglietto da visita digitale' che, prima, erano davvero una miscellanea di fantasia! "

"Crossware ci ha consentito di gestire e automatizzare le signature di tutto il personale con dati certi e abbiamo scoperto che prima di impiegare questa ottima soluzione rischiavamo anche una sanzione"

"Abbiamo cercato uno strumento semplice ed efficace per allineare la firma delle e-mail in uscita. Abbiamo trovato che lo strumento Crossware era il più utile e flessibile per i nostri scopi. Inoltre era anche economico."

"Finalmente abbiamo smesso di cercare il device che manda le signature sbagliate, ora la signature è la stessa con qualsiasi aggeggio da cui inviamo la mail!".