Archiviare la posta elettronica HCL Domino con Cooperteam Archive Mail.

Con Archive Mail, ogni messaggio viene archiviato automaticamente su un server Domino dedicato — senza coinvolgere gli utenti, senza perdita di dati, senza interruzioni operative. Una soluzione collaudata da decine di aziende internazionali, ora disponibile tramite Digiway.

Il problema: l’archiviazione nativa di Domino non basta

L’approccio predefinito di HCL Domino scarica la responsabilità dell’archiviazione sugli utenti finali: creazione manuale di database locali, rischio di perdita dati in caso di guasto hardware, impossibilità di accedere agli archivi da altri dispositivi o via browser. Il risultato?

• Server di posta sovraccarichi e lenti
• Utenti bloccati da avvisi di quota superata
• Archivi dispersi sui PC degli utenti, senza backup centralizzato
• Nessun controllo da parte dell’IT sulla crescita dei volumi

La soluzione: Archive Mail by Cooperteam

Archive Mail risolve alla radice questi problemi con un motore di archiviazione automatico, centralizzato e completamente trasparente per l’utente finale.

Funzionalità principali

⏰	Archiviazione automatica per età o volume I messaggi più vecchi vengono archiviati per primi, mantenendo nel database di posta solo X mesi di storia recente. Supporto anche per archivio per volume (quota).
🗄	1 database per utente per anno Gli archivi vengono organizzati cronologicamente (calendario o anno scolastico) su un server Domino dedicato, sicuro e con backup automatico.
🔍	Motore di ricerca multi-database Gli utenti possono cercare tra tutti i database di archivio con criteri multipli: data, cartella, tipo, oggetto — anche in modalità offline.
💻	Repliche locali automatiche I database di archivio vengono replicati automaticamente sul desktop degli utenti, garantendo accesso anche senza connessione al server.
🌐	Accesso da più client Gli archivi sono accessibili da Notes Client, HCL Verse, iNotes e via browser HTTP — senza modifiche ai template di posta.
📊	Statistiche e reportistica Il modulo statistiche offre all’IT visibilità completa: volumi archiviati per anno, dimensione database, trend di crescita.
⚙️	Console di amministrazione centralizzata Un unico database di configurazione per gestire tutti gli utenti, i profili di archiviazione e le operazioni di manutenzione (spostamento, eliminazione, rollback).
💬	Modulo comunicazione utenti Possibilità di inviare email informative agli utenti e raccogliere il loro consenso all’archiviazione (utile in ambienti con requisiti di privacy avanzati, es. Germania).

Benefici per ogni ruolo aziendale

Per gli Utenti Finali

• Nessuna azione manuale richiesta: l’archiviazione è completamente trasparente
• Niente piú pop-up di quota bloccante l’invio delle email
• Accesso immediato a tutti gli archivi storici, anche offline
• Possibilità di archiviare manualmente documenti selezionati

Per il Dipartimento IT

• Riduzione immediata dei volumi sui server di posta
• Dati archiviati su server dedicati con costi operativi inferiori
• Compatibilità DAOS per la deduplicazione degli allegati
• Supporto da Domino v6.x a v12 — nessun requisito hardware aggiuntivo

Per gli Amministratori Domino

• Configurazione tramite profili utente assegnabili per gruppo o singolo utente
• Nessuna modifica ai template di posta esistenti
• Recupero e integrazione di archivi preesistenti (locali o su server)
• Piena compatibilità con qualsiasi versione del server Domino

Per il Team di Supporto

• Drastica riduzione delle chiamate legate a problemi di quota
• Accesso diretto agli archivi degli utenti dal server, senza intervenire sul desktop
• Supervisione centralizzata di tutti gli archivi (server + repliche locali)

ROI: vantaggi economici misurabili

Riduzione storage primario	Spostamento dei volumi storici su server di archiviazione a costo inferiore
Meno ticket di supporto	Eliminazione dei problemi legati a quote, database bloccati e archivi persi
Gestione del dato nel tempo	Archivi online per gli ultimi X anni, backup su nastro per lo storico piú vecchio
Conformità e governance	Visibilità e controllo centralizzato su tutti i dati di messaggistica aziendale

Casi d’uso reali

Archive Mail è stata implementata con successo in scenari diversificati:

• Decongestione di server di posta senza archivi preesistenti
• Migrazione da archiviazione nativa Domino a gestione centralizzata
• Sostituzione di soluzioni di archiviazione SQL con prestazioni critiche
• Centralizzazione di archivi locali dispersi sui PC degli utenti
• Ambienti con requisiti di consenso esplicito dell’utente (GDPR/normativa locale)
• Archiviazione di database funzionali e caselle di tipo Mail-In

Il prodotto può essere richieste in prova gratuita 30 giorni.