Nell'articolo precedente abbiamo visto perché la corrispondenza commerciale va conservata per dieci anni e perché la casella del singolo non è il posto giusto per farlo. Resta la domanda pratica: come si archivia la posta senza aggiungere lavoro a chi la scrive?
Perché l'archiviazione manuale fallisce sempre
Chiedere alle persone di spostare i messaggi importanti in una cartella condivisa non funziona. Qualcuno lo fa, qualcuno lo fa a volte, la maggior parte se ne dimentica. Dopo sei mesi l'archivio è incompleto e nessuno sa dove.
Un archivio funziona solo quando è automatico: nessuno deve decidere cosa conservare, perché si conserva tutto ciò che le regole prevedono.
Come funziona un archivio fatto bene
Due strade, a seconda della piattaforma
Archiviare non è conservare a norma
Una distinzione che vale la pena fare. Un archivio di posta rende la corrispondenza completa, integra e ritrovabile: per la maggior parte delle esigenze aziendali, incluse le contestazioni con clienti e fornitori, è quello che serve. La conservazione digitale a norma è un processo diverso, con requisiti propri fissati dalle linee guida nazionali. Per alcuni documenti serve anche quella: conviene sapere quali prima di scegliere lo strumento.
Vediamolo sul vostro caso
Organizziamo una demo dell'archiviazione e gestione della posta sulla vostra piattaforma: quante caselle, quanti anni di storico, quali regole di conservazione. In mezz'ora vedete come funziona la ricerca su un archivio vero.
Scrivete a info@digiway.it o prenotate un appuntamento dal sito.
Perché l'archiviazione manuale fallisce sempre
Chiedere alle persone di spostare i messaggi importanti in una cartella condivisa non funziona. Qualcuno lo fa, qualcuno lo fa a volte, la maggior parte se ne dimentica. Dopo sei mesi l'archivio è incompleto e nessuno sa dove.
Un archivio funziona solo quando è automatico: nessuno deve decidere cosa conservare, perché si conserva tutto ciò che le regole prevedono.
Come funziona un archivio fatto bene
- Archivia da solo. Ogni messaggio in entrata e in uscita viene copiato nell'archivio secondo regole stabilite una volta: per età, per volume, per tipo di casella.
- Alleggerisce le caselle. I messaggi vecchi escono dalla casella attiva ma restano consultabili. Le caselle smettono di riempirsi e il server lavora meglio.
- Si consulta dallo stesso client. Chi cerca un messaggio del 2019 lo trova dal programma di posta che usa ogni giorno, con una ricerca su tutto il testo.
- Applica tempi diversi a contenuti diversi. Dieci anni per la corrispondenza d'affari, meno per il resto. È la regola che rende l'archivio compatibile con il principio di minimizzazione del GDPR.
Due strade, a seconda della piattaforma
- Chi lavora su HCL Domino può usare un'archiviazione automatica per HCL Domino che organizza l'archivio per utente e per anno, accessibile da Notes e Verse.
- Chi ha anche la PEC da conservare, o lavora su piattaforme diverse, può affidarsi all'archivio per email e PEC di LibraCyber, già Libraesva, che mantiene insieme messaggi e ricevute.
Archiviare non è conservare a norma
Una distinzione che vale la pena fare. Un archivio di posta rende la corrispondenza completa, integra e ritrovabile: per la maggior parte delle esigenze aziendali, incluse le contestazioni con clienti e fornitori, è quello che serve. La conservazione digitale a norma è un processo diverso, con requisiti propri fissati dalle linee guida nazionali. Per alcuni documenti serve anche quella: conviene sapere quali prima di scegliere lo strumento.
Vediamolo sul vostro caso
Organizziamo una demo dell'archiviazione e gestione della posta sulla vostra piattaforma: quante caselle, quanti anni di storico, quali regole di conservazione. In mezz'ora vedete come funziona la ricerca su un archivio vero.
Scrivete a info@digiway.it o prenotate un appuntamento dal sito.
