Quanto costa davvero mantenere la posta aziendale
Quando si confrontano due piattaforme di posta, il numero che finisce sul tavolo è sempre lo stesso: il canone mensile per utente. È il più facile da trovare, è l'unico che il fornitore mette in evidenza ed è quello che pesa meno sul costo reale dei tre anni successivi.
Le voci che non stanno nel canone
Il canone base copre le caselle. Intorno alle caselle, in un'azienda che lavora, c'è dell'altro:
C'è poi un costo che non è una cifra: la prevedibilità. Un canone che non controlli può cambiare — aumenti di listino, funzionalità che potrebbero venir spostate in piani differenti con costi maggiori, pacchetti che vengono ridisegnati. Un budget triennale costruito su un prezzo deciso da altri non è un piano, è una previsione.
Dove il prezzo è fissato per contratto pluriennale, la variabile si riduce parecchio: è il caso delle licenze Domino CCB e CCX, in cui gli aggiornamenti sono compresi nel canone e la spesa per utente resta nota per tutta la durata.
Come si fa un confronto onesto
Non esiste una risposta valida per tutti. Esiste però un modo corretto di porre la domanda: non "quanto costa al mese", ma "quanto ci costa complessivamente far funzionare la posta per tre anni e quanto di quel costo controlliamo noi".
Nella maggior parte delle analisi che facciamo, il divario tra il canone nudo e il costo effettivo sta in due o tre voci che nessuno aveva messo a budget.
Facciamo il conto insieme
Offriamo un'analisi gratuita del costo totale delle vostre licenze e dei servizi collegati: mettiamo in chiaro cosa state pagando, cosa è ridondante e cosa manca. Ne esce un foglio, non una presentazione commerciale.
Scrivici a info@digiway.it o prenota un appuntamento dal sito.
Quando si confrontano due piattaforme di posta, il numero che finisce sul tavolo è sempre lo stesso: il canone mensile per utente. È il più facile da trovare, è l'unico che il fornitore mette in evidenza ed è quello che pesa meno sul costo reale dei tre anni successivi.
Le voci che non stanno nel canone
Il canone base copre le caselle. Intorno alle caselle, in un'azienda che lavora, c'è dell'altro:
- Storage. Le caselle crescono e l'aumento dei costi potrebbe non essere lineare.
- Sicurezza email. Il filtro di serie ferma lo spam. Phishing mirato, BEC e allegati zero-day richiedono un gateway di sicurezza email dedicato, che è una voce a parte.
- Archiviazione a norma. Le email sono documenti e vanno conservate per dieci anni. La casella dell'utente non è un archivio: serve un sistema che archivi in automatico e permetta di ritrovare un messaggio del 2019 in trenta secondi.
- Firme aziendali. Gestite a mano sono un costo nascosto in ore; gestite centralmente sono una licenza in più. Non esiste l'opzione a costo zero.
- Tempo sistemistico. Creazione e dismissione utenti, incidenti, migrazioni, aggiornamenti. Non compare in nessun listino ma è la voce che, nelle PMI, pesa di più.
C'è poi un costo che non è una cifra: la prevedibilità. Un canone che non controlli può cambiare — aumenti di listino, funzionalità che potrebbero venir spostate in piani differenti con costi maggiori, pacchetti che vengono ridisegnati. Un budget triennale costruito su un prezzo deciso da altri non è un piano, è una previsione.
Dove il prezzo è fissato per contratto pluriennale, la variabile si riduce parecchio: è il caso delle licenze Domino CCB e CCX, in cui gli aggiornamenti sono compresi nel canone e la spesa per utente resta nota per tutta la durata.
Come si fa un confronto onesto
- Calcola su tre anni, non su un mese, per caselle attive e non solo per licenze acquistate.
- Metti in colonna tutte e cinque le voci sopra. Quasi sempre la sorpresa non è il canone: è cosa ciascuna delle piattaforme di posta include davvero.
- Aggiungi il costo di uscita. Se fra tre anni volessi cambiare, in che formato sono i tuoi dati e come li migri, quanto tempo serve, chi lo fa. È la voce che nessuno calcola e quella che rende una scelta reversibile o definitiva.
- Verifica cosa stai già pagando due volte: due antispam, due sistemi di archiviazione, licenze assegnate a persone che non ci sono più. È il primo passo di qualsiasi gestione delle licenze software fatta bene, e nelle aziende cresciute per stratificazioni restituisce quasi sempre qualcosa.
Non esiste una risposta valida per tutti. Esiste però un modo corretto di porre la domanda: non "quanto costa al mese", ma "quanto ci costa complessivamente far funzionare la posta per tre anni e quanto di quel costo controlliamo noi".
Nella maggior parte delle analisi che facciamo, il divario tra il canone nudo e il costo effettivo sta in due o tre voci che nessuno aveva messo a budget.
Facciamo il conto insieme
Offriamo un'analisi gratuita del costo totale delle vostre licenze e dei servizi collegati: mettiamo in chiaro cosa state pagando, cosa è ridondante e cosa manca. Ne esce un foglio, non una presentazione commerciale.
Scrivici a info@digiway.it o prenota un appuntamento dal sito.
