CROSSWARE MAIL SIGNATURE - LA FIRMA PER EMAIL, GESTITA, CENTRALIZZATA, ELEGANTE, SIGNATURE DISCLAIMER BANNER MARKETING, PER MICROSOFT 365, MS EXCHANGE E HCL DOMINO

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Lo scenario.
  • I messaggi di posta elettronica costituiscono una parte di grande rilevanza delle comunicazioni aziendali e devono contenere le informazioni necessarie, riguardo la società ed il mittente, ed essere conformi alle disposizioni legislative ed aziendali. [GDPR compliance]. E' interesse e dovere, infatti, dell'impresa comunicare dati certi e veritieri riguardo i propri mittenti agli interlocutori della propria email. L'azieda deve quindi firmare le proprie email per rispetto delle norme oltre che per proprio vantaggio.
  • L'azienda, Enterprise o PMI, che investe nella cura della propria brand identity vuole omogeneità della propria immagine aziendale in tutte le comunicazioni quindi non può prescindere dall'esigenza di gestire centralmente la firma della posta elettronica. E' quindi ooprotuno che sia l sofware a firmare le mail.
    L'impresa, di ogni dimensione, sa che non potrebbe assolutamente assicurare questo risultato lasciando la signature nelle mani dei singoli ed è anche consapevole dei costi e dei pericoli derivanti dalla gestione individuale di tale contenuto.
  • La firma, o signature, della mail è dunque uno dei punti chiave da presidiare con attenzione, tenendo anche sotto controllo l'eterogeneità dei dispositivi impiegati per spedire email. Cio è fondamentale poter firmare la propria email da ogni device usato.
  • La signature rappresenta inoltre una grande opportunità di comunicazione marketing a costo vicino a 0. Essa infatti è un'ottima area disponibile per ospitare messaggi informativi e comunicazione aziendale a cui la gestione centralizzata garantisce la tempestiva diffusione.
    Tutti i messaggi email diventano così un
    veicolo ideale per trasmettere contenuti di comunicazione commerciale e marketing a bassissimo costo.
    Essi sono gestiti tramite un calendario predisposto in modo da garantirne la corretta esposizione senza sforzo gestionale.
  • Tutte le considerazioni sopra valgono sia che si utilizzi MS Outlook, MS Exchange, Microsoft 365, HCL Notes & Domino o un client di posta elettronica basato su browser come pure per l'uso via device mobile, poichè il motore applicativo agisce sul Mail server che spedisce la mail.

Crossware Mail Signature è l'applicazione che aggiunge automaticamente, tramite una gestione centralizzata, a tutte le e-mail in partenza la signature (firma) coerente con l'immagine aziendale e con le regole attive per il mittente ed inserisce l'eventuale messaggio commerciale o informativo desiderato. Il prodotto è facile da usare e assicura una elevata flessibilità.



Crossware Mail Signature (CMS) opera sui server, si tratta infatti di una applicazione che agisce, centralmente, sul messaggio di posta elettronica, completandolo, durante l'invio da parte del server. Questo vale sia in cloud che on premise, in tal modo prescinde dal device con cui si compone il messaggio e non permette alcuna variazione all'utente.

La signature realizzata da Crossware CMS può includere testi logo ed immagini ed è composta sulla base di regole specifiche, di calendari o di variabili di controllo inserite nel messaggio.
La signature viene, infatti, costruita dinamicamente inserendo i dati personali aggiornati del mittente, con le diciture aziendali appropriate ed aggiungendo i disclaimer, i banner pubblicitari ed i messaggi testuali richiesti dalle regole attive al momento per l'utente specifico o per il gruppo di appartenenza.

La firma così ottenuta viene poi aggiunta a tutti i messaggi al momento dell'invio, indipendentemente dal client e-mail con il quale sono stati composti e del device utilizzato per comporli.
Con CMS di Crossware è possibile differenziare automaticamente la firma interna al dominio da quella inviata ai destinatari esterni.
Utilizzando CMS di Crossware non serve più intervenire sui singoli device (Mac, Pc o mobile) utilizzati per gestire la posta elettronica. Questi sistemi, che sappiamo basati su diversi device e sistemi operativi, consegnano il messaggio al server che lo completerà, secondo le regole.
La signature personale, con Crossware, lavora in modo centralizzato, flessibile, automatico e consente l'aggiornamento immediato.

In questo modo il marketing guadagna un nuovo canale di comunicazione estremamente efficace e caratterizzato da costi limitati, l'HR garantisce maggiore compliance e l'ICT risparmia costi soprattutto su attività time consuming e di spazio disco.
Gli amministratori del sistema possono infatti mantenere agevolmente la signature per tutti gli utenti, aderenti alle normative vigenti, sia aziendali che esterne azzerando i tempi morti del vecchio modo di distribuire la signature ai client.
La gestione della signature centralizzata e gestita con regole basate sui dati, è dunque al tempo stesso un miglioramento della gestione della firma ed un prodotto che riduce i costi di gestione ICT.

Questa soluzione è disponibile per i sistemi di posta elettronica più diffusi (HCL e Microsoft sia on premise che in cloud) e poggia naturalmente sulla directory aziendale ( Domino Directory o Active Directory Microsoft) per acquisire i dati necessari, e sempre aggiornati e veritieri, da inserire in signature come la carica aziendale e gli altri dati tipici di Vcard.
Ha poi un proprio mondo dati e le relative applicazioni di governo per le regole di attivazione e per la costruzione dei gruppi di user.
Nessuna installazione specifica viene richiesta sul device usato dall' utente, che può così impiegare addirittura una Web Mail o qualsiasi tipo di applicazione disponibile per produrre il messaggio. Quindi, lo ripetiamo, non vi è differenza se il messaggio è composto con Ms Outlook ed Exchange, HCL Notes ed HCL INotes, HCL Verse, Office 365, o tramite applicazioni su browser, oppure ancora con qualsiasi applicazione di gestione della mail basata su Android od IOS, perché la firma viene inserita dal sistema server che invia il messaggio e non dal prodotto che si usa per comporlo.
Crossware, azienda operante su scala mondiale, è presente a Milano, Italia, tramite Digiway che da anni opera come Gold Partner di Crossware.
Crossware, a settembre 2021, è stata acquisita da Ekomi che ne ha riconosciuto il primato tra le soluzioni per la gestione della signature.

Infine seppure non necessaria in senso stretto questa applicazione può agevolare le attività connesse al raggiungimento della piena compliance al GDPR,in vigore pienamente dal maggio 2018. Essa infatti permette di garantire la veridicità e la correttezza delle informazioni fornite dall'azienda riguardo al proprio personale nella firma della mail e può supportare facilmente la omunicazione di contenuti verso gli interlocutori dell'azienda utente.


Il prodotto si presta anche alla creazione di utili funzioni basate sull'invio di posta, per fare un esempio una campagna di richiesta di consenso a tutti i destinatari può essere organizzata in pochi minuti, oppure si possono automatizzare risposte a messaggi standard.


"Ho scelto Crossware per la semplicità delle regole di implementazione, la standardizzazione di molti modelli e le caratteristiche della soluzione centralizzata"



"Crossware ci ha aiutato a standardizzare il tipo di 'biglietto da visita digitale' che, prima, erano davvero una miscellanea di fantasia! "

"Abbiamo cercato uno strumento semplice ed efficace per allineare la firma delle e-mail in uscita. Abbiamo trovato che lo strumento Crossware era il più utile e flessibile per i nostri scopi. Inoltre era anche economico."


Approfondimento

Per altre informazioni sugli impatti tra GDPR ed Email o per particolari esigenze applicative contattate le consulenza Digiway - Gold Partner di Crossware.
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Crossware Mail Signature, è la soluzione leader per completare la piattaforma email con la gestione della firma centralizzata, messaggi di marketing e disclaimers professionali.
Disponibile sulle piattaforme
server: HCL Domino,, Microsoft Office 365 e Microsoft Exchange indipendentemente dall'applicazione e device usati dagli utenti per gestire la propria posta.
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Aggiornamento Maggio 2022
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