Crossware Mail Signature è l'applicazione che aggiunge automaticamente, tramite una gestione centralizzata, a tutte le e-mail in partenza la signature (firma) coerente con l'immagine aziendale e con le regole attive per il mittente ed inserisce l'eventuale messaggio commerciale o informativo desiderato. Il prodotto è facile da usare e assicura una elevata flessibilità.
Crossware Mail Signature (CMS) opera sui server, si tratta infatti di una applicazione che agisce, centralmente, sul messaggio di posta elettronica, completandolo, durante l'invio da parte del server. Questo vale sia in cloud che on premise, in tal modo prescinde dal device con cui si compone il messaggio e non permette alcuna variazione all'utente.
La signature realizzata da Crossware CMS può includere testi logo ed immagini ed è composta sulla base di regole specifiche, di calendari o di variabili di controllo inserite nel messaggio.
La signature viene, infatti, costruita dinamicamente inserendo i dati personali aggiornati del mittente, con le diciture aziendali appropriate ed aggiungendo i disclaimer, i banner pubblicitari ed i messaggi testuali richiesti dalle regole attive al momento per l'utente specifico o per il gruppo di appartenenza.
La firma così ottenuta viene poi aggiunta a tutti i messaggi al momento dell'invio, indipendentemente dal client e-mail con il quale sono stati composti e del device utilizzato per comporli.
Con CMS di Crossware è possibile differenziare automaticamente la firma interna al dominio da quella inviata ai destinatari esterni.
Utilizzando CMS di Crossware non serve più intervenire sui singoli device (Mac, Pc o mobile) utilizzati per gestire la posta elettronica. Questi sistemi, che sappiamo basati su diversi device e sistemi operativi, consegnano il messaggio al server che lo completerà, secondo le regole.
La signature personale, con Crossware, lavora in modo centralizzato, flessibile, automatico e consente l'aggiornamento immediato.
In questo modo il marketing guadagna un nuovo canale di comunicazione estremamente efficace e caratterizzato da costi limitati, l'HR garantisce maggiore compliance e l'ICT risparmia costi soprattutto su attività time consuming e di spazio disco.
Gli amministratori del sistema possono infatti mantenere agevolmente la signature per tutti gli utenti, aderenti alle normative vigenti, sia aziendali che esterne azzerando i tempi morti del vecchio modo di distribuire la signature ai client.
La gestione della signature centralizzata e gestita con regole basate sui dati, è dunque al tempo stesso un miglioramento della gestione della firma ed un prodotto che riduce i costi di gestione ICT.
Questa soluzione è disponibile per i sistemi di posta elettronica più diffusi (HCL e Microsoft sia on premise che in cloud) e poggia naturalmente sulla directory aziendale ( Domino Directory o Active Directory Microsoft) per acquisire i dati necessari, e sempre aggiornati e veritieri, da inserire in signature come la carica aziendale e gli altri dati tipici di Vcard.
Ha poi un proprio mondo dati e le relative applicazioni di governo per le regole di attivazione e per la costruzione dei gruppi di user.
Nessuna installazione specifica viene richiesta sul device usato dall' utente, che può così impiegare addirittura una Web Mail o qualsiasi tipo di applicazione disponibile per produrre il messaggio. Quindi, lo ripetiamo, non vi è differenza se il messaggio è composto con Ms Outlook ed Exchange, HCL Notes ed HCL INotes, HCL Verse, Office 365, o tramite applicazioni su browser, oppure ancora con qualsiasi applicazione di gestione della mail basata su Android od IOS, perché la firma viene inserita dal sistema server che invia il messaggio e non dal prodotto che si usa per comporlo.
Crossware, azienda operante su scala mondiale, è presente a Milano, Italia, tramite Digiway che da anni opera come Gold Partner di Crossware.
Crossware, a settembre 2021, è stata acquisita da Ekomi che ne ha riconosciuto il primato tra le soluzioni per la gestione della signature.