FIRMA DIGITALE IN HCL NOTES

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firma digitaleFirma digitale - produzione e trasmissione di documenti digitali.

Premettiamo subito che per documento digitale intendiamo il vero
documento digitale cioè il prodotto del processo di firma applicato ad un documento informatico.
Il risultato è quindi un documento digitale firmato e opzionalmente completo della marca temporale.

Questo non ha nulla a che vedere con le
scansioni di documenti firmati a penna nè con le firme grafiche apposte con "copia e incolla" e trasmesse con la
pretesa
di una validità giuridicamente inesistente.

Fuori da queste considerazioni rimane altresì la firma in calce o signature dei messaggi di posta elettronica, della quale ci occupiamo altrove, che ha una notevole importanza aziendale, ma non rileva dal punto di vista di chi cerca di risolvere il problema della produzione e trasmissione di documenti digitali.

Ora, sgombrato il terreno dagli equivoci in agguato, possiamo occuparci di:
1) produzione (apposizione di firma e marca temporale)
2) trasmissione (via email) e/o archiviazione
di questo importante elemento moderno che è il documento digitale.


1) Produzione di un documento digitale
questo processo avviene, di norma, in due tempi o fasi: la produzione che spesso è la stampa di un PDF e la sua firma (con o senza marca temporale). Ciò produce un ORIGINALE digitale che può viaggiare in rete inalterato poichè la firma digitale ne garantisce l'inalterabilità: se lo ricevo validamente firmato sarà esattamente come era alla partenza.
2) Trasmissione (via email) e/o archiviazione
La trasmissione può dunque avvenire solo digitalmente (la stampa di un documento digitale non ne ha il rango: giuridicamente parlando, equivale ad una fotocopia non autenticata) e basta la normale posta elettronica, essendo il documento già corredato di data certa. Il ricorso alla PEC non aggiunge nulla e dobbiamo precisare anche che un documento se non è firmato non lo diventa per il fatto di "viaggiare via pec".

Sebbene la firma autografa sia tuttora il metodo più diffuso per finalizzare un contratto, è possibile da tempo concludere la stessa formalità mediante la Firma Digitale con equivalenza ai fini legali, se apposta correttamente.
La firma elettronica qualificata - o digitale - è il risultato di una procedura informatica, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici.
Oltre ad evitare lo spreco di carta che si utilizza per stampare i documenti, nella realtà che viviamo, sempre più connessa e dove il contatto umano diretto si fa raro per molte ragioni, la firma digitale rappresenta uno strumento imprescindibile.


Firma digitale nel client HCL Notes
In questo contesto, Digiway ha prodotto una
soluzione completa che permette di produrre e trasmettere documenti.
LA scelta è stata di avvalersi di HCL NOTES & DOMINO spesso già presenti presso i nostri clienti e mediante il middleware CompEd integrare le funzionalità di firma digitale all'interno del client Notes sia in applicazioni di posta che in altri processi.
Digiway consente con questo plug-in ai propri clienti di produrre documenti digitali, rimanendo all'interno delle applicazioni attualmente in uso.

Ciò rende facile e comodo firmare ed inviare contratti, fatture, comunicazioni con la PA, bilanci, ordini di acquisto ed altro ancora conferendo pieno valore legale a tali documenti.

Wikipedia dice: Documento digitale - Wikipedia





Aggiornamento Febbraio 2022